Ein Paar, das seinen Veranstaltungsort bucht, bevor es beim Standesamt angefragt hat, riskiert, drei Monate später festzustellen, dass die gewählte Gemeinde die Trauung nicht vornehmen kann. Eine Hochzeit entspannt zu planen beginnt damit, die tatsächlichen behördlichen Vorgaben zu prüfen – nicht damit, Dekorationskataloge durchzublättern. Der Rest der Planung ergibt sich ganz natürlich, sofern man eine bestimmte Reihenfolge einhält.
Standesamt und behördliche Vorgaben: der richtige Ausgangspunkt
In Frankreich muss die standesamtliche Trauung in einer Gemeinde stattfinden, in der einer der zukünftigen Ehepartner (oder einer seiner Elternteile) einen den gesetzlichen Bedingungen entsprechenden Wohnsitz oder Aufenthalt hat. Das Standesamt wählt man also nicht wie ein Restaurant aus.
Bevor man auch nur eine Anzahlung für einen Veranstaltungsort leistet, sollte man beim zuständigen Standesamt nachfragen, ob es die Trauung vornimmt und welche Unterlagen erforderlich sind. Die gesetzliche zehntägige Frist für den Aushang des Aufgebots beginnt erst, wenn die Unterlagen als vollständig eingestuft wurden. Ein fehlendes Dokument kann den Termin um mehrere Wochen verschieben.
Für binationale Paare ist die Situation komplizierter. Je nach betroffenem Land müssen möglicherweise Personenstandsurkunden mit Übersetzung, spezielle Bescheinigungen oder sogar Beglaubigungen beziehungsweise Apostillen eingeholt werden. Jedes Standesamt hat eigene Vorgaben dazu, wie aktuell die eingereichten Dokumente sein müssen. Am besten kümmert man sich frühzeitig darum, idealerweise noch bevor der endgültige Termin festgelegt wird.
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Hochzeitsbudget: erst den Rahmen festlegen, dann Dienstleister vergleichen
Wir alle haben schon erlebt, wie sich ein Paar in ein Anwesen verliebt, ein Angebot unterschreibt und dann feststellt, dass für das Catering nicht mehr genug übrig ist. Das Budget wird im Voraus festgelegt, nicht nach und nach bei jedem neuen Herzenswunsch.
Am zuverlässigsten ist es, das Gesamtbudget auf verschiedene Posten aufzuteilen, bevor man jemanden kontaktiert. Der größte Anteil entfällt auf die Location und das Catering. Dekoration, Musik, Fotografie und Outfits teilen sich den Rest.
- Location und Catering: Dafür sollte der größte Teil des Budgets eingeplant werden, denn diese beiden Posten hängen voneinander ab (manche Locations schreiben einen bestimmten Caterer vor oder berechnen ein Korkgeld).
- Fotograf und Videograf: Diese sollte man frühzeitig buchen, da die besten Profis lange im Voraus ausgebucht sind – besonders in der Hauptsaison.
- Dekoration und Blumen: Die Kosten variieren stark, je nachdem, ob man mit einem spezialisierten Floristen zusammenarbeitet oder vieles selbst gestaltet. Wer den gewünschten Stil vor der Anfrage von Angeboten festlegt, vermeidet unnötige Rückfragen.
- Outfits, Eheringe, Papeterie: Diese Posten lassen sich zuletzt noch anpassen, ohne den Hochzeitstag zu beeinträchtigen.
Eine gemeinsame Tabelle, die beide Partner nach jedem unterschriebenen Angebot aktualisieren, ist das einfachste Hilfsmittel, um den Überblick zu behalten. Darin werden der geplante und der tatsächliche Betrag sowie die geleisteten Anzahlungen festgehalten.
Gästeliste und Sitzordnung: zwei Entscheidungen, die zusammenhängen
Die Gästeliste beeinflusst alles: die Größe der Location, das Cateringbudget, die Anzahl der Tische und die Organisation der Übernachtungen. Wer die Liste so früh wie möglich festlegt, muss nicht jedes Angebot nachträglich nach oben korrigieren.
Am besten beginnt man mit einer großzügigen Liste und kürzt sie dann anhand eines einfachen Kriteriums: Jede zusätzliche Person bedeutet Kosten pro Gedeck und einen weiteren Platz am Tisch. Wenn das Budget oder die Location eine Obergrenze vorgibt, sollte man diese von Anfang an akzeptieren, statt in letzter Minute improvisierte Anpassungen vorzunehmen.
Rückmeldungen einholen, ohne zehnmal nachzufassen
Ein Online-Formular mit einer Antwortfrist erleichtert die Übersicht. Darin lassen sich auch mögliche Ernährungseinschränkungen und Übernachtungswünsche abfragen. Jeden Gast einzeln anzurufen funktioniert zwar, kostet bei mehr als fünfzig Gästen aber sehr viel Zeit.
Die Sitzordnung wird erst nach Ablauf der Rückmeldefrist endgültig festgelegt. Wer sie zu früh erstellt, muss sie dreimal überarbeiten. Mit der Platzverteilung wartet man, bis alle endgültig zugesagt haben.
Hochzeitszeitplan: Entscheidungen in der richtigen Reihenfolge treffen
Ein guter Zeitplan ist keine endlose Aufgabenliste. Er folgt einer Abhängigkeitslogik: Manche Entscheidungen lassen sich erst treffen, nachdem andere gefallen sind.
- Erstes Drittel der Vorbereitungszeit (die Monate mit dem größten Abstand zum Hochzeitstag): beim Standesamt nachfragen, Gesamtbudget festlegen, Gästeliste erstellen sowie Location und Catering buchen.
- Zweites Drittel: Fotograf und DJ oder Band auswählen, Papeterie bestellen (Einladungen, Menükarten, Platzkarten) und erste Anproben der Outfits vereinbaren.
- Letztes Drittel: Sitzordnung endgültig festlegen, die Abläufe mit den Dienstleistern koordinieren, gegebenenfalls die freie Trauung proben und für Feiern im Freien einen Schlechtwetterplan ausarbeiten.
Der letzte Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit. Bei einer Hochzeit im Freien sollte der Schlechtwetterplan schriftlich mit den Dienstleistern vereinbart werden und nicht nur in den Köpfen des Paares existieren. Dabei legt man den Ausweichort, die entscheidungsbefugte Person und den genauen Zeitpunkt für die Entscheidung fest.
Koordination am Hochzeitstag
Eine Ansprechperson zu bestimmen – etwa einen Trauzeugen, einen gut organisierten Angehörigen oder einen Hochzeitsplaner –, die den minutengenauen Ablaufplan und die Telefonnummern aller Dienstleister hat, entlastet das Brautpaar. Am Hochzeitstag möchte man sich nicht um verspätete Blumenlieferungen oder Probleme mit der Musikanlage kümmern müssen.
Die Hochzeitsplanung folgt letztlich einer Projektlogik: Zuerst werden die festen Rahmenbedingungen (Standesamt, Location, Budget) geklärt, dann die grundlegenden Entscheidungen getroffen und zum Schluss die Details angepasst. Paare, die diese Reihenfolge einhalten, merken, dass der Stress nachlässt, sobald die wichtigsten Entscheidungen gefallen sind. Der Rest – Dekoration, Playlist und Gastgeschenke – wird so zum Vergnügen statt zur Belastung.
