Sie haben ein Schreiben von Ihrem Arbeitgeber erhalten, in dem Colonna Facility als Unternehmenskrankenversicherung erwähnt wird, und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen, um online auf Ihre Erstattungen zuzugreifen. Diese Situation ist häufig: Die Mitgliedschaft wird oft kollektiv vom Personalwesen durchgeführt, ohne dass der Mitarbeiter eingreifen muss. Anschließend bleibt es, seinen persönlichen Bereich zu aktivieren, um seine Leistungen einzusehen, Dokumente zu senden oder seine Erstattungen zu verfolgen.
Automatische Mitgliedschaft durch den Arbeitgeber: Was vor Ihrem ersten Login passiert
Im Gegensatz zu einer individuellen Krankenversicherung, bei der der Versicherte selbst beitritt, funktioniert Colonna Facility überwiegend im Rahmen von Kollektivverträgen. Aktuelle Stellenangebote in der Hotellerie (Accor, Ibis) erwähnen die Colonna Facility-Krankenversicherung unter den Mitarbeiterbenefits. Die Kontoeröffnung erfolgt dann automatisiert durch einen von Ihrem Arbeitgeber übermittelten Mitgliedschaftsfluss.
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Konkret übermittelt Ihr Unternehmen Ihre Informationen (Name, Sozialversicherungsnummer, Einstellungsdatum) an Colonna über eine Mitgliedschaftsdatei. Sie müssen daher kein klassisches Anmeldeformular ausfüllen. Was Sie tun müssen, ist, Ihren Online-Zugang zu aktivieren, sobald dieser Prozess abgeschlossen ist.
Um ein Konto bei Colonna Facility zu erstellen nach dieser Mitgliedschaft, müssen Sie auf das Versicherungsportal gehen und die von Ihrem Verwalter bereitgestellten Anmeldedaten verwenden oder dem Verfahren zur ersten Anmeldung folgen.
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Erste Anmeldung im Versicherungsportal Colonna Facility
Colonna hat seine Zugänge in mehrere separate Portale strukturiert. Der gängigste für die Mitarbeiter ist der Versicherungsbereich, der über die Website der Colonna-Gruppe zugänglich ist. Es gibt auch ein spezielles Portal für die Mitgliedschaft, mit einer separaten URL, das jedoch mehr die Personalabteilungen betrifft.
Schritte zur Aktivierung Ihres Kontos
Bei Ihrem ersten Besuch fordert das Portal Sie auf, Ihre Anmeldedaten zu erstellen. Sie benötigen Ihre Sozialversicherungsnummer oder Ihre Mitgliedsnummer, je nach Konfiguration, die Ihr Unternehmen gewählt hat.
- Gehen Sie zur Anmeldeseite des Versicherungsbereichs Colonna Facility und klicken Sie auf den Link zur ersten Anmeldung.
- Geben Sie Ihre Sozialversicherungsnummer (oder Mitgliedsnummer) sowie Ihr Geburtsdatum ein, damit das System Sie identifizieren kann.
- Wählen Sie ein persönliches Passwort und bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse, um einen Bestätigungslink zu erhalten.
- Sobald das Konto aktiviert ist, haben Sie Zugriff auf Ihr Dashboard mit all Ihren Leistungen und Dokumenten.
Wenn das Portal Sie nicht erkennt, bedeutet dies in der Regel, dass der Mitgliedschaftsfluss Ihres Arbeitgebers noch nicht bearbeitet wurde. Kontaktieren Sie Ihre Personalabteilung, bevor Sie den Kundenservice von Colonna kontaktieren.
Funktionen des persönlichen Bereichs Colonna Facility
Sobald Sie eingeloggt sind, bündelt Ihr Bereich die gängigen Verwaltungswerkzeuge Ihrer Krankenversicherung. Die Benutzeroberfläche ist auch über eine mobile App verfügbar (im App Store unter dem Namen “COLONNA Facility” gelistet), auch wenn Nutzerbewertungen auf noch ausstehende Verbesserungen in diesem Bereich hinweisen.
Verfolgung der Erstattungen und Dokumentenversand
Sie können den Verlauf Ihrer Gesundheitsrückerstattungen direkt online einsehen. Der Versand von Nachweisen (Rechnungen, zahnärztliche Kostenvoranschläge, Rezepte) erfolgt durch Hochladen im entsprechenden Bereich. Die online gesendeten Dokumente werden schneller bearbeitet als per Post.
Aktivierung der NOÉMIE-Übertragung
Die NOÉMIE-Übertragung ermöglicht es der Krankenkasse, Ihre Abrechnungen automatisch an Colonna Facility zu übermitteln, ohne dass Sie eingreifen müssen. Laut der Dokumentation einiger Unternehmenskrankenversicherungsvereinbarungen (Gesundheitskostenbuch Compass, Ausgabe Januar 2021) erfolgt die Aktivierung von NOÉMIE jetzt vorrangig über den persönlichen Bereich, im Abschnitt “Mein Konto”.
Die Aktivierung über ein Papierformular bleibt möglich, wird jedoch als Notlösung präsentiert. Der Zugang über die Online-Oberfläche beschleunigt die Einrichtung und reduziert das Risiko von Eingabefehlern.
Verwaltung persönlicher Informationen
Adressänderung, Aktualisierung einer Bankverbindung, Hinzufügen eines Anspruchsberechtigten: Diese Änderungen erfolgen im Abschnitt “Mein Konto”. Jede Änderung der Bankverbindung tritt bei der nächsten Rückerstattung in Kraft.
Häufige Anmeldeprobleme und konkrete Lösungen
Haben Sie schon einmal bemerkt, dass eine Wartungsnachricht anstelle Ihres Bereichs angezeigt wird? Das Versicherungsportal Colonna Facility hat gelegentlich Ausfallzeiten. In diesem Fall wird eine Nachricht angezeigt, die dazu auffordert, die Seite zu aktualisieren oder die mobile App neu zu starten.
- Passwort vergessen: Verwenden Sie die Funktion zur Zurücksetzung auf der Anmeldeseite. Ein temporärer Link wird an die mit dem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse gesendet.
- Unbekannte ID: Überprüfen Sie bei Ihrem Arbeitgeber, ob die Mitgliedschaft tatsächlich übermittelt wurde. Das Mitgliedschaftsportal verfügt über ein Modul zur Wiederherstellung der ID über die Sozialversicherungsnummer oder Mitgliedsnummer.
- Mobile App lädt nicht: Deinstallieren Sie die App und installieren Sie sie erneut oder versuchen Sie den Zugriff über den mobilen Browser, während Sie auf ein Korrektur-Update warten.
Für Anfragen, die über den Rahmen des Portals hinausgehen, bleibt der Service für Versicherte von Colonna telefonisch oder per E-Mail erreichbar. Die Kontaktdaten finden Sie am Ende Ihres persönlichen Bereichs, sobald Sie eingeloggt sind.
Die Aktivierung Ihres Colonna Facility-Bereichs dauert einige Minuten, nachdem die Mitgliedschaft registriert wurde. Der Hauptpunkt, auf den Sie achten sollten, ist die Zeitspanne zwischen Ihrer Einstellung und der tatsächlichen Übermittlung der Mitgliedschaftsdatei durch Ihren Arbeitgeber. Solange diese Datei nicht bearbeitet ist, wird das Portal Sie nicht erkennen, unabhängig von dem gefolgten Verfahren.